Ja, mach nur einen Plan ...
"Ja, mach nur einen Plan, sei ein großes Licht. Und mach' dann noch 'nen zweiten Plan, gehen tun sie beide nicht.", so Bertolt Brecht in der Dreigroschenoper.
An dieses Zitat musste ich unweigerlich nach meinem Besuch des BCI Regionalforum West denken, zu dem ich in der vergangenen Woche für einen kleinen Vortrag über "Test und Üben" eingeladen war. Eine tolle und gut organisierte Veranstaltung übrigens, Respekt!
In meinem Vortrag habe ich - natürlich etwas überzeichnet - die Bedeutung von Tests und Übungen für die Notfallvorsorge in den Mittelpunkt gestellt. In mehreren größeren zu bewältigenden "Ausnahmesituationen wie Blockupy in Frankfurt, Hurrican Sandy in New York, Norovirus Epidemie und Stromausfällen habe ich immer die gleiche Erfahrung gemacht: die Realität hält sich an keinen Plan!
Doch hieraus die Lehre zu ziehen, auf die Notfallplanung verzichten zu können ist genauso falsch, wie die Hoffnung, eine umfangreiche und ausgetüftelte Notfallplanung könnte bei Eintritt eines Notfalls automatisiert abgearbeitet werden wie der Wiederanlaufplan eines IT-Systems.
Der größte Nutzen der Notfallplanung liegt aus meiner Sicht in der geistigen Auseinandersetzung mit möglichen Notfall-Szenarien und Handlungsstrategien zur Beherrschung dieser Situationen sowie zur Minderung der potentiellen Folgeschäden. Notfallplanungen bilden die Grundlage für Tests und Übungen, in denen die Funktionsfähigkeit der Notfallpläne überprüft werden und vor allem die Mitarbeiter in ihren Rollen für außergewöhnliche Situationen trainiert werden. Hierdurch wird die Grundlage geschaffen, um in Notfallsituationen handlungsfähig zu bleiben. Tritt der Notfall ein, kommt ein weiteres wichtiges Element zur Bewältigung hinzu: das Krisenmanagement. Im Rahmen des Krisenmanagements wird die Lage analysiert und die angemessenen Entscheidungen zur Bewältigung der Lage getroffen bzw. herbeigeführt. Pläne sollten die klassischen BCM-Szenarien Gebäude-, Personal-, IT- und Dienstleisterausfall abdecken. Sie können jedoch besondere Umstände in der Notfallsituation, die aus der aktuellen Markt- und / oder Auftragslage, Projekten, besonderen Produkt- und Kundensituationen resultieren nicht berücksichtigen. Zudem kann das reine Abarbeiten von Plänen die Lage verschlimmern, wenn zum Beispiel die Umsetzung nur eines Teils der Planung ausreichend wäre. Nur die betroffenen Mitarbeiter müssen bei einem Teilausfall eines Gebäudes die Notfallarbeitsplätze beziehen, das Aussetzen eines kritischen Prozesses kann eine adäquate Lösung sein, wenn die Auslastung aktuell gering ist. Die Steuerung dieser Plan-Ausführung kommt dem Krisenmanagement zu.Die Brücke zwischen dem Business Continuity Management und dem Krisenmanagement bilden die Notfallpläne. Sie sind wichtig für das Krisenmanagement, aber nicht ausreichend und absolut. Neben den Tests und Übungen im BCM kommt daher den Krisenmanagementübungen eine zentrale Bedeutung zu. In diesen Übungen wird neben den Entscheidungsverfahren die Funktionsfähigkeit der Notfallstrategien und -pläne verprobt.
Um mit Brecht zu antworten: die Pläne gehen nicht, sie bilden die Handlungsbasis in Notfällen und müssen durch das Krisenmanagement in adäquater Weise, den konkreten Umständen angepasst, in Kraft gesetzt und umgesetzt werden:
"Sorgfältig prüf ich Meinen Plan;
er ist Groß genug;
er ist Unverwirklichbar."
Bertolt Brecht