Business Continuity Management gut versteckt

In der Finanzdienstleistungsbranche ist der Begriff Business Continuity Management mittlerweile ein gängiger Begriff. Die regulatorischen Anforderungen und die damit einhergehende Nutzung von Standards und Normen hat hier zu einem guten Begriffsverständnis dieser Disziplin geführt. In anderen Branchen wie zum Beispiel dem Gesundheitsbereich, der Automobilindustrie oder dem Maschinenbau ist Business Continuity Management weit weniger bekannt.

Hieraus jedoch den Schluss zu ziehen, dass dort kein BCM praktiziert wird, ist jedoch häufig ein Trugschluss. Das Business Continuity Management versteckt sich häufig nur in anderen Disziplinen und will aus seinem Dornröschenschlaf erweckt werden. In vielen Branchen hat das Qualitätsmanagement eine lange Tradition und eine große Bedeutung. Teile des BCM sowie des Prozessmanagements finde ich daher häufig im Qualitätsmanagement vor. Zur Sicherstellung der Qualität werden Prozessabläufe definiert und beschrieben sowie Verfahren bei Fehlern oder Ausfällen. Auch Risiko- und Supply Management sind sehr gute Anlaufpunkte, um bestehende Notfallvorsorgemaßnahmen zu identifizieren. Schließlich wissen Produktions- oder Schichtleiter aus ihrer Erfahrung heraus sehr gut mit Ausfällen von Anlagen und Produktionsprozessen umzugehen.

Oftmals muss daher in diesen Unternehmen kein BCM “von der Pieke auf” neu implementiert werden. Es gilt, die bereits bestehenden Ansätze zu identifizieren und zusammenzufügen, sowie fehlende Bausteine zu ergänzen. Meist fehlt es schlichtweg an einer gesamtheitlichen und strukturierten Dokumentation, da sich viel Wissen und Erfahrung in den Köpfen der Mitarbeiter befindet. Es wäre schade und Ressourcenverschwendung, dieses bestehende Wissen nicht zu nutzen. Oftmals heißt es dann “Och das ist Business Continuity Management? – aber das machen wir doch schon”.

Das Zusammenspiel zwischen Business Continuity Management und IT Service Continuity Management

Heute wird es sportlich in den bcm-news, denn wir gehen auf den Fußballplatz. Ein spannendes Spiel ist angekündigt. Ganz in big-blue läuft das Team ITSCM auf den Platz. Eine Traditionsmannschaft mit technisch sehr versierten Spielern, die sich aber manchmal in ihrer Technik verlieren. In den Umkleidekabinen ist immer das Summen der aufwändigen Technik zu hören. Neben dem Mannschaftsbus ist auch immer ein Technikbus dabei. Auf der anderen Seite, ganz in grün, die relativ junge Mannschaft BCM. Manche Spieler haben aus dem ITSCM-Team dorthin gewechselt, andere kommen aus ganz anderen Disziplinen. Sie können ganz gut mit dem Publikum und haben sich so eine treue Fangemeinde aufgebaut.

Das Spiel besteht aus fünf Runden. Diese Neuerung gegenüber den zwei Halbzeiten ist durch den Zertifizierungsprozess des Ligabetriebs erforderlich geworden. Der Auditor W.E. Deming hat im Pre-Audit mit bitterernster Miene festgestellt, dass mit nur zwei Halbzeiten niemals eine hohe Qualität des Spiel-Ergebnisses sichergestellt werden kann und eine Zertifizierung somit nicht erfolgen könne. Die fünf Spiel-Phasen in Verbindung mit dem Videobeweis haben die Zertifizierung möglich gemacht.

Aber jetzt lassen wir das Spiel beginnen.

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Positive Nebeneffekte einer Business Impact Analyse: Transparenz ĂŒber die Organisation und die GeschĂ€ftsprozesse

Die Business Impact Analyse basiert auf den Geschäftsprozessen des Unternehmens. Ziel der BIA ist es, die zeitkritischen Geschäftsprozesse zu identifizieren, deren Unterbrechung oder Ausfall zu großen oder gar existentiellen Schäden für das Unternehmen führen können.

“A thorough understanding of the organization”, also ein tiefgreifendes Verständnis der Organisation, ist das Ziel der Analyse-Phase gemäß der Good Practice Guidelines des Business Continuity Institute BCI. Die Märkte, Kunden, Produkte und Services, Geschäftsprozesse sowie Dienstleister- und Lieferantenbeziehungen gehören zu einem erfolgreichen Funktionieren eines Unternehmens.

Gut modellierte Geschäftsprozesse und Ressourcenzusammenhänge sind daher eigentlich die Voraussetzung für das gute Gelingen einer Business Impact Analyse. Produkt- und Servicekataloge, Prozesslandkarten, IT-Anwendungslisten und dokumentierte Informationsverbünde, Dienstleister- und Vertragsverzeichnisse sowie betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie Umsätze und Deckungsbeiträge gehören zum Basis-Werkzeugkasten einer BIA.

Doch auch im Business Continuity Management ist die Welt nicht optimal. In der Regel fehlen beim Projektstart eines oder gleich mehrere dieser Werkzeuge. Manche Werkzeuge sind vorhanden, aber stumpf wie zum Beispiel eine nicht gepflegtes IT-Anwendungsverzeichnis oder schlecht strukturierte Prozesslandkarten.

Jetzt die Hände in den Schoß zu legen und zu warten bis die Werkzeugkiste vom Himmel fällt ist jedoch der falsche Ansatz. Sehr oft habe ich in meiner Beratungspraxis erlebt, dass aus dem BCM-Projekt gestoppte oder eingeschlafene Ansätze mittels einer Initialzündung wieder zum Leben erweckt werden konnten. Oftmals sind Geschäftsprozessmodellierungsprojekte mehrfach euphorisch gestartet worden, um dann später frustriert wieder eingestellt zu werden oder schlicht einzuschlafen. Das BCM und insbesondere die Business Impact Analyse gibt vielen Werkzeugen einen Sinn und fügt sie zusammen. Was nutzt der schönste Drehmomentschlüssel im Werkzeugkasten, wenn es keine sinnvolle Anwendung dafür gibt oder er den völlig falschen Drehmomentbereich für die kleinen feinen Schrauben hat. Das BCM wird diese Werkzeuge nicht herstellen können, sondern den vielen schönen Tools einen Einsatzzweck geben, in dem sie alle für ein gemeinsames Ziel zusammenwirken können: “das Geschäft verstehen und modellieren”. Was gibt es nichts Schöneres, als sich mit einem gut ausgestatteten Werkzeugkoffer an die Arbeit zu machen und das Werk erfolgreich zu beenden mit einem gemeinsamen Verständnis, wie die Bausteine zusammenwirken.

Positive Nebeneffekte einer Business Impact Analyse: Köpfe kennen

Im Krisenmanagement gibt es den Leitspruch “In der Krise Köpfe kennen”. Dies bedeutet, die richtigen Ansprechpartner für die Lösung der Herausforderungen zu kennen, aber auch Verhaltensweisen von Menschen in Stress-Situationen einschätzen zu können. Ein wichtiger Weg, Köpfe kennenzulernen ist die Business Impact Analyse.

Die Business Impact Analyse stellt eine Tournee durch die ganze Organisation auf der Suche nach kritischen Geschäftsprozessen dar. Auf dieser Tournee bekommt man Kontakt zu ganz vielen Menschen im Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Morgens ein Interview mit dem Prozessverantwortlichen aus dem Wertpapierbereich, der mit einem Mausklick Millionenbeträge bewegt, Nachmittags im Keller beim Facility Management umgeben vom Dieselgeruch des Notstromaggregats. In kaum einer Disziplin wie dem BCM, und hier insbesondere der Business Impact Analyse, gibt es die Möglichkeit, alle Bereiche und Nischen des Unternehmens zu erkunden und kennenzulernen. Auf diesem Weg lernt man viele Menschen kennen, lernt viel über deren Aufgabenbereiche und kann persönliche Kontakte über das BCM hinaus knüpfen. Der Kontakt reicht von der analytischen Betrachtung von Geschäftsprozessen, Dienstleistern, Technik und IT bis zu Präsentationen der Ergebnisse bei der Geschäftsführung.

Ein wesentlicher Grund, warum ich beim Business Continuity Management seit vielen Jahren hängen geblieben bin, ist diese Vielseitigkeit der Themenbereiche mit einer hohen Anforderung an die Kommunikationsfähigkeit mit verschiedensten Ansprechpartnern. Die Business Impact Analyse ist eine große Chance für die BCM-Verantwortlichen ihr Gesicht zu zeigen, Köpfe zu kennen und Awarenessbildung für das BCM zu machen. Eine BIA mag durch einen Fragebogen erhebbar sein, das persönliche Kennenlernen ist durch Nichts zu ersetzen und jede Zeit und Mühe wert in meinen Augen.

Positive Nebeneffekte einer Business Impact Analyse: Licht in die Schatten-IT

Die Business Impact Analyse dient im Business Continuity Management zur Identifikation der zeitkritischen Geschäftsprozesse und deren Ressourcen wie Personal, IT, Gebäude / Arbeitsplätze, Technik / Anlagen und Dienstleister. Neben diesen originären Zielen kann durch eine Business Impact Analyse auch ein deutlicher Mehrwert für andere Themenbereiche gewonnen werden. Hierzu gehört die zunehmende Schatten-IT, die zu Steuerungsverlusten in der IT führen kann.

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Wie wahrscheinlich ist das Unwahrscheinliche?

Business Continuity Management (BCM) ist eine Disziplin des Risikomanagements. Es ist daher naheliegend, für die Risikoanalyse im BCM auf die klassischen und bewährten Methoden und Verfahren dieser Disziplin zurückzugreifen. Zu diesen klassischen Vorgehensweisen gehört die Betrachtung eines Risikos unter den beiden Gesichtspunkten Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Als Ergebnis lassen sich Risiken sehr anschaulich in einer Risikomatrix darstellen und es lassen sich erwartete Schadenshöhen zum Beispiel für die finanzielle Risikovorsorge berechnen. Beim BCM stößt dieses Vorgehen jedoch an seine Grenzen, denn wir betrachten im BCM Risiken mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit dafür aber existentiellen Schadenshöhen. Die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos spielt bei der Notfallvorsorge für BCM-Risiken keine Rolle, denn ein Schaden, wann immer er eintritt, würde die Existenz des Unternehmens bedrohen. Es ist zum Beispiel unerheblich für die (IT-) Notfallplanung, wann und wie oft eine Cyber-Attacke auf die IT-Infrastruktur zu erwarten ist, denn eine entsprechende Vorsorge der IT und des BCM für den Fall einer Cyber-Attacke ist für ein Unternehmen notwendig zur Aufrechterhaltung der kritischen Geschäftsprozesse. Ob und wie die Eintrittswahrscheinlichkeit doch noch ihren Weg ins BCM finden kann, behandelt mein aktueller Beitrag auf 3GRC.

Herausforderung „BCM-Übungsrahmenplanung“ –Weniger ist manchmal Mehr

Die Anforderungen an Häufigkeit, Umfang und Variabilität von BCM-Tests und Übungen steigen laufend, getrieben insbesondere durch Kunden, Prüfer, Audits sowie Regulatorik. Mehr Tests und Übungen in kürzerer Zeit und dies auch noch verbunden mit höheren Anforderungen an Inhalte, Variabilität der Szenarien und Dokumentation erfordern eine gut durchdachte und stringent durchgeführte BCM Test- und Übungsrahmenplanung.

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Notfallplanung fĂŒr die Katz

Immer wieder erlebe ich in Tests und Übungen, aber auch bei Störungen und Notfällen, dass vorhandene Notfallplanungen nicht genutzt werden, sondern mal gut und leider auch weniger erfolgreich durch die Beteiligten improvisiert wird.

Wenn man die Ursachen hierfür analysiert, kommt man immer wieder auf die gleichen Punkte:

  1. Es ist den Beteiligten / Betroffenen nicht bekannt, dass es eine BCM-Notfallplanung gibt
  2. Die BCM-Notfallplanung ist nicht griffbereit, nicht auffindbar oder nicht zugänglich
  3. Die BCM-Notfallplanung ist nicht aktuell, Kontaktdaten nicht gepflegt
  4. Die BCM-Notfallplanung deckt das aktuelle Szenario gar nicht oder nur sehr unzutreffend ab
  5. Die BCM-Notfallplanung ist in einer kritischen unübersichtlichen Notfallsituation nicht nutzbar, da sie aus mehreren hunderten Seiten Textwüste besteht.

Während die Punkte eins bis drei noch relativ einfach durch Information, Kommunikation, Disziplin sowie Kontrollen zu beheben sind, geht es bei den Ursachen vier und fünf “an das Eingemachte” der BCM-Notfallplanung. Oftmals gilt offensichtlich der Grundsatz “Masse ist gleich Klasse”. Umfangreiche Einleitungen, Darstellungen von Business Impact Analysen und sich wiederholende Standardtexte “schmücken” die eigentliche Notfallplanung. Die Kerninhalte bestehend aus den Notfallprozeduren für Kommunikation, Einleitung und Durchführung des Notbetriebs, Wiederanlauf in den Normalbetrieb sowie Kontaktdaten sind in den Textwüsten nicht auffindbar. Statt mühsam zu suchen, wird dann improvisiert.

Sehr schade für die ganze Mühe, die in die Dokumente gesteckt wurde und es ist dann auch nicht verwunderlich, dass die laufende und anlassbezogene Aktualisierung der Dokumente der Priorisierung anderer Aufgaben zum Opfer fällt.

Sollte Ihnen diese Situation bekannt vorkommen, ist es an der Zeit über Struktur und Aufbau der BCM-Notfallplanung grundsätzlich nachzudenken.

Sie würden sich auch nicht einem Piloten im Cockpit anvertrauen, der das 1.000-seitige Manual des Herstellers für das Triebwerk unter seinem Pilotensitz für Notfälle bereithält. Und der Co-Pilot die weiteren Handbücher im Cockpit versteckt hat.

Be prepared

Sicherheits-Berater vorĂŒbergehend offen verfĂŒgbar

Der Sicherheits-Berater ist das führende Fachmagazin für die Sicherheitsthemen.

Um die Inhalte auch während der Coronavirus-Epidemie verfügbar zu machen, haben sich die Herausgeber dazu entschlossen, die Inhalte des Archivs ab 06/2020 offen zugänglich zu machen.

Ein tolles Angebot und ein Anreiz für Interessierte die äußerst wertvollen Beiträge kennenzulernen und ein Abo abzuschließen, wenn wir wieder ins normale Leben zurückgekehrt sind. Für die Abonnenten ist hierdurch ein unterbrechungsfreier Zugang auf die Inhalte gewährleistet.

Denn insbesondere auch während der Pandemie muss die Sicherheit in den Unternehmen und Organisationen gewährleistet werden.

Vielen Dank an die Macher des Sicherheits-Berater.

Hier gehts zum Sicherheits-Berater online.

Coronavirus-Epidemie zeigt die SchwÀchen in der Notfallvorsorge kritischer Infrastrukturen auf

Die Coronavirus-Epidemie zerstört aktuell weltweite Lieferketten, wie es kein Ereignis zuvor in der Lage war zu tun. Lieferketten waren in der Vergangenheit meist durch räumlich begrenzte Ereignisse wie Naturkatastrophen in Form von Erdbeben, Überschwemmungen, Stürmen etc. unterbrochen. Die Liefer-Unterbrechungen waren räumlich und zeitlich begrenzt und konnten auch schnell wieder aufgeholt werden. Im Gegensatz hierzu zerstört die Coronavirus-Epidemie gerade zeitgleich weltweite Lieferketten und -beziehungen. Lieferanten, Transportwege per Schiff und Flugzeug fallen aus. Leere Container stapeln sich in Asien und fehlen dafür in den anderen Regionen.  Angebot und Nachfrage nach Produkten haben sich radikal verändert. KFZ-Absatzmärkte sind in China nahezu komplett zusammengebrochen, dafür gibt es auf der anderen Seite Engpässe bei der Lieferung von Schutzausrüstungen für Ärzte und Kliniken.  Schutzmasken, -brillen und -anzüge kommen fast ausschließlich von Herstellern in China. Die wenigen europäischen Hersteller, zum Beispiel in Italien, arbeiten an der Kapazitätsgrenze. Vorprodukte von Medikamenten und Generika werden vorwiegend in China und Indien hergestellt. Beide Länder haben auf Grund des eigenen hohen Bedarfs an diesen kritischen Produkten die Ausfuhr untersagt und kaufen sogar Produkte aus dem Ausland ein. Dies führt derzeit zu einer Verknappung dieser für das Gesundheitswesen  existentieller Produkte. Verschärft wird die Lage durch Hamsterkäufe von Privatpersonen und gar Diebstahl von Behältern mit Desinfektionsmitteln in Krankenhäusern. Große Lieferanten von Schutzausrüstungen für den medizinischen Bedarf fürchten, in den kommenden Wochen nicht mehr lieferfähig zu sein, da alle Vorräte abverkauft sind und aus China keine Ware mehr nachkommt. Für Lebensmittel gibt es eine staatlich geregelte Notfallbevorratung, wie auch für Treibstoffe. Die Coronavirus-Epidemie lehrt, dass in der Vorsorge für Notfälle und Krisen ganzheitlicher gedacht und gehandelt werden muss. Privathaushalte haben offensichtlich aktuell gelernt, dass ein Notvorrat zu Hause eine gute Vorsorge darstellt, nachdem das BBK bei der Vorstellung der Empfehlungen hierfür damals vorwiegend Lacher und Spott geerntet hatte. Unternehmen haben aus der aktuellen Situation gelernt, dass Single-Sourcing erhebliche Risiken beinhaltet, die auch tatsächlich einmal eintreten können und nicht nur theoretischer Natur sind. Für kritische Infrastrukturen gibt es in KRITIS mittlerweile strenge gesetzliche und regulatorische Vorgaben für das Risikomanagement und die Notfallvorsorge. Die kritischen weltweiten Lieferketten sind in dieser Betrachtung offensichtlich bisher zu kurz gekommen. Aus Schaden sollten wir klug werden. Unternehmen sollten die Risiken in ihren Lieferketten besser analysieren und absichern, auch wenn es kurzfristig Geld kostet. Für die kritischen Infrastrukturen wie das Gesundheitswesen darf ein Engpass an Schutzausrüstung sowie Medikamenten und deren Vorprodukte nicht eintreten. Hier sind gesetzliche Regelungen erforderlich, um eine Grundversorgung im Falle von Epidemien und Pandemien sicherstellen zu können.

Corona-Virus: Links zu wichtigen Informationsquellen

Bei der aktuellen Lage ist es besonders wichtig, die aktuellen Informationen zum Stand der Ausbreitung der Epidemie, den Vorsorgemaßnahmen sowie Maßnahmen bei Betroffenheit zu haben.

Es sollte hierbei Wert auf seriöse und sachkundige Quellen zu legen. Daher hier eine kleine Zusammenstellung.

Sollten Sie weitere hilfreiche Links haben, ergänze ich diese Sammlung gerne. Weiterlesen…

Corona-Virus: einfache und wirkungsvolle Maßnahmen zum Infektionsschutz

Aus Gelassenheit wurde Risikobewusstsein und Besorgnis, stellenweise auch Panik, nachdem es zunehmend zu Infektionsfällen in Deutschland kommt und sich das Virus SARS-CoV-2 schnell international verbreitet. Zu Panik besteht allerdings keinerlei Anlass.

Die Auswirkungen auf die Weltwirtschaft sind derzeit bedeutend stärker als die gesundheitlichen Folgen.

Die Maßnahmen, die jeder Einzelne im privaten und beruflichen Umfeld treffen kann sind so einfach wie wirkungsvoll:

  • Handhygiene: richtig und oft Händewaschen
  • Nicht mit den Händen ins Gesicht greifen
  • Von anderen Personen weg in die Achseln husten und nießen
  • Menschenansammlungen meiden
  • Bei Symptomen den Arzt kontaktieren
  • Nicht mit Krankheitssymptomen zur Arbeit gehen und Kontakt mit anderen Menschen meiden.

Empfehlungen hierzu finden sich auf der Seite www.infektionsschutz.de

Atemschutzmasken und Handschuhe werden für gesunde Menschen übrigens nicht empfohlen!

Unternehmen sollten

  • Mitarbeitern Desinfektionsmittel zur Verfügung stellen (Spender auf den Toiletten)
  • auf Maßnahmen zur richtigen Handhygiene hinweisen (zum Beispiel durch Aushänge und im Intranet)
  • Reinigungszyklus erhöhen und geeignete Reinigungsmittel verwenden (insbesondere Kontaktflächen wie Türgriffe, Toiletten, Aufzüge)
  • Größere Veranstaltungen absagen oder verlegen
  • Telefon- und Videokonferenzen nutzen
  • Reisen von Mitarbeitern in besonders gefährdete Gebiete verschieben
  • Rückkehrer aus besonders gefährdeten Gebieten auf  besondere Achtsamkeit verpflichten und ggf. zwei Wochen von zu Hause arbeiten lassen.

be prepared