Der Geschäftsfortführungsplan - das mysteriöse Wesen im BCM

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BuecherWer schon mal vor der Aufgabe stand, einen Notfallplan (ich nenne dieses Dokument hier einmal pragmatisch so) zu erstellen, hat sicherlich die Erfahrung gemacht, dass sich im Anblick der leeren weiße Seiten plötzlich ganz viele Fragen auftun, die gar nicht so einfach zu beantworten sind. Der hilfesuchende Blick in die BCM-Standards und Gesetze / Normen hilft dann leider nur bedingt, den auch hier gilt der Grundsatz "viele (Standard-)Köche verderben den Brei".

Nach dem Blick in die Standards hat sich dann leider die Anzahl der Fragezeichen noch vergrößert, statt der erhofften eindeutigen Antworten auf vermeintlich einfache Fragestellungen.

Los geht es schon einmal mit der Frage, wie viele Plandokumente es denn geben soll und wie diese heißen sollen. Als kleine Auswahl für die Namensgebung des Neugeborenen stehen Geschäftsfortführungs- und Wiederanlaufpläne, Notfallpläne, BCM-Pläne, Wiederherstellungspläne, Krisenmanagementpläne zur Auswahl. BSI 100-4, MaRisk, ISO 22301:2012 lassen hier gewaltigen Interpretations- und Gestaltungsspielraum, der vom heldenhaften Verfasser der Pläne aber gerade gar nicht erwünscht ist. Und dann kommt noch die Fragestellung hinzu, was die Wirtschaftsprüfer an Anforderungen an die Dokumentation stellen.

Viel hilft viel, ist dann oftmals der einzig möglich erscheinende Fluchtweg aus diesem Dilemma. In einem Notfall allerdings ist viel ganz schnell viel zu viel und nicht hilfreich - ganz im Gegenteil.

In den BCM-News gibt es einige Artikel als Denkanstoß zu diesem Thema. Die BCM Community wird sicherlich noch so manche Hirnwindung in dieses Thema investieren müssen. Torsten Zacher hat zu meiner großen Freude vor Kurzem das Thema engagiert in einem Gastbeitrag hier in den BCM-News aufgegriffen. Ich möchte für den Denkanstoß auf weitere Artikel hier in den BCM-News hinweisen. Wir freuen uns auf eine rege, kontroverse und konstruktive Diskussion.

Hier ein Auswahl an Artikeln zu diesem Themenkomplex:

Reduktion der Komplexität von Notfallplänen (Torsten Zacher)

Ja mach nur einen Plan ... (Matthias Hämmerle)

Was gehört in einen Geschäftsfortführungsplan (Matthias Hämmerle)

Die Phase "Planung" im BCM-Lifecycle (Matthias Hämmerle)

Why Recovery Plans fail (Janco)

Process versus Activity - Anmerkungen zum prozessorientierten Ansatz der ISO 22301

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Standards sollen eigentlich dazu da sein, Begriffe und deren inhaltliche Bedeutung zu klären und damit auch zu vereinheitlichen. Leider bekommt man manchmal den Eindruck, die Autoren erhalten eine Prämie für jeden neu erfundenen Begriff - Hauptsache er klingt wissenschaftlich. RTO und MTPD sind schöne Beispiele hierfür. Bei den Prozessen, der Grundlage jeder BIA, wird es dann jedoch ganz abenteuerlich. Schon alleine in der deutschen Sprache gibt es zahllose Bezeichnungen für Prozesse. Geschäftsprozesse, Kernprozesse, Wertschöpfungsprozesse, Sub-Prozesse, Vorgänger- und Nachfolgerprozesse, Steuerungsprozesse und so weiter. Dieser Begriffsreichtum lässt sich mit Adjektiven noch leicht vermehren. Die Prozesse werden dann zeitkritisch, geschäftskritisch, unkritisch, weniger kritisch, hoch kritisch und so weiter. Da freuen wir uns, dass in den BCM-Standards nur von "processes" und "activities" gesprochen wird. Nur was könnte der Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen sein? Überlegen Sie selbst einmal kurz und stellen Sie Ihre Hypothese auf, bevor Sie den folgenden Gastbeitrag von Christian Zänker zu diesem Thema lesen.

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Reduktion der Komplexität von Geschäftsfortführungsplänen

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Torsten Zacher macht sich aus seiner umfangreichen praktischen Erfahrung im BCM heraus intensive Gedanken um die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen an das BCM. Im aktuellen Gastbeitrag für die BCM-News setzt er sich mit den Schwächen der bestehenden Geschäftsfortführungspläne auseinander und gibt praxisorientierte Lösungsansätze für einen wirkungsvollen und adressatengerechten Aufbau der Notfalldokumentationen.

 

Einleitung

 

Die Praxis zeigt immer wieder, dass Geschäftsfortführungspläne (GFP) sehr viele Informationen erhalten, die die Anwender überfordern.

Ein häufiger Kommentar ist immer, dass dieses Dokument in einem Notfall nicht nutzbar ist, da es 50 Seiten umfasst. Viele Informationen werden mehrfach dargestellt. Der Gebrauch ist nicht transparent genug, da nicht alle Mitarbeiter permanent mit gleich hohem Wissensstand zu schulen sind.

Das ergibt gleich die erste Frage: Muss jeder Mitarbeiter alles zum Thema des Notfallmanagements wissen? Alle Mitarbeiter, die keine Rolle in der Notfallorganisation haben, müssen nicht unnötige Informationen erhalten. Allgemeine Informationen über eine Gebäuderäumung/Evakuierung oder auch die Sammelplätze müssen sie selbstverständlich erhalten. Diese Punkte subsumiere ich als klassische Information für die Abwicklung eines Notfalles, ohne das BCM hier federführend tätig sein sollte.

Warum nicht einmal andere Branchen ansehen und die Erfahrungen für die Bearbeitung eines (Not-) Falles nutzen. Ich denke insbesondere an die Checklisten der Piloten. Für jeden Sachverhalt existiert eine eigene Checkliste, insbesondere sind die Aufgaben im "Normalbetrieb" aber auch Notfallsituationen geregelt.

Ebenso besitzt die Kabinenbesatzung (z.B. Purser) im Flugzeug Checklisten, die im täglichen Einsatz sind. Weitere Nutzung finden Notfallchecklisten in der Medizin.

In Situationen, in denen schnell gehandelt werden muss und die Fehlerquote aufgrund der Auswirkungen sehr gering sein muss, finden Checklisten bereits Anwendung.
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"testing times" in der Business Continuity Awareness Week 2015

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BCAW
Testen und Üben - BCAW Poster

 

Vom 16. bis 20. März 2015 findet wieder die Business Continuity Awareness Week (BCAW) statt. Das Business Continuity Institute BCI hat die virtuelle Awareness-Veranstaltung für BCM dieses Jahr unter das Motto "Testen und Üben" gestellt. Auch dieses Jahr gibt es wieder kostenfrei Poster, Webinare und Downloads über die Homepage der BCAW 2015.

Ich bin sehr glücklich über diese Wahl des Mottos. Zum einen kann nur mittels Tests und Übungen festgestellt werden, ob die mühsamen und teuren Investitionen in die Notfallvorsorge auch wie geplant funktionieren. Häufig sind es einfach nur Kleinigkeiten, die eine reibungslose Umsetzung be- oder gar verhindern. Da fehlen zum Beispiel gepatchte Dosen für das Netzwerk oder einfach nur Mehrfachsteckdosen, die es nie in ausreichender Anzahl geben kann. "Ohne Mampf kein Kampf", gilt nicht nur für die Soldaten, sondern auch die Mitglieder der Notfallteams und des Krisenstabs. Eine ordentliche Verpflegung hilft ungemein, die Moral hoch zu halten. Nicht nur im Notfall, sondern auch bei Übungen. In Plänen können niemals alle diese Eventualitäten berücksichtigt werden. Zum anderen sind Test und Übungen ein nicht zu unterschätzendes Mittel für die Awareness des BCM. Auch das Management ist an dieser Stelle des BCM Lebenszyklus am leichtesten zu involvieren und zu interessieren.

Merken Sie sich deswegen den Termin der BCAW vor und profitieren Sie von den wertvollen Unterstützungsleistungen der BCAW.