Keiner da?

Ja, wo sind sie denn die Mitarbeiter alle?
Zu Hause, den Keller auspumpen.
Auch Szenarien wie die jüngsten monsunartigen Regenfälle mit Tornados führen zu Personalausfällen, auch wenn das Unternehmen nicht direkt betroffen ist. Im Zweifel ist dem Mitarbeiter die Rettung des eigenen Mobiliars näher als die Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse. Wer will es ihnen verdenken.

Ein Notfallplan für den Personalausfall stellt daher auf die Wirkungen ab und nicht auf die Ursachen.Und neben Plan “A” immer Plan “B” und Plan “C” in der Hinterhand haben. Denn das Wetter ist schon schwer genug vorherzusagen, beeinflussen lässt es sich schon gar nicht.

Personalausfall – der schlafende Riese

BCM-Szenarien wie IT-Ausfall, Gebäude- und / oder Arbeitsplatzausfall sind in der Notfallvorsorge mittlerweile selbstverständlich. Das Szenario “Personalausfall” gehört in der Theorie gleichwertig mit zu den elementaren Risikoszenarien wie auch der Ausfall kritischer Dienstleistungen / Dienstleister. In der Praxis kommt das Szenario Personalausfall in allen Phasen des BCM-Lebenszyklus leider oftmals zu kurz. Und das, obwohl uns auch die praktische Realität zum Beispiel in Form zahlreicher streikbedingter Personalausfälle bei Bahn, Kitas und Geldtransporteuren die Notwendigkeit einer angemessenen Vorsorge für Personalausfälle aufzeigt. SARS, Vogelgrippe, EHEC/HUS und jetzt aktuell MERS finden vermeintlich im fernen Asien statt. Norovirus, auch “Kreuzfahrer-Virus”,  trifft vermeintlich nur Kreuzfahrer – aktuell gibt es eine Lebensmittelwarnung wegen Noroviren in gefrorenen Erdbeeren bei Aldi Nord. Masern-Epidemien betreffen nicht nur die Kinder, wenn Heerscharen von Elternteilen für die Pflege zu Hause bleiben müssen. Doch wenn das Szenario “Personalausfall” zuschlägt ist jede Vorbereitung Gold wert. Hinzu kommt dass das Szenario Personalausfall BCM und Krisenmanagement gerne über Tage, Wochen oder gar Monate auf Trab hält. Eine zweistündige Krisenstabsübung lässt die Anforderungen an ein solches Szenario nur erahnen. Alleine, wenn der Krisenstab in den Drei-Schichtbetrieb gehen soll … Weiterlesen…

Wenn die kritische Ressource “Personal” ausfällt

Dieser Artikel ist im aktuellen BCM-Sonderheft des Sicherheits-Berater erstmalig erschienen.

Im Business Continuity Management (BCM) gibt es vier grundsätzliche BCM-Szenarien, für die im Rahmen der Notfallplanung Vorsorge getroffen wird. Neben dem Ausfall der IT und Telekommunikation, Gebäude sowie Dienstleister ist ein wesentliches BCM-Szenario der Ausfall von Personal zur Durchführung der kritischen Geschäftsprozesse. Das BCM geht in der Planung von der Wirkungsseite aus, da nicht für jede der vielen möglichen Ursachen ein Notfallplan erstellt werden kann. Die Ursachen, die zu einem Personalausfall führen können, sind sehr vielfältig. Sie reichen von einer Erkrankung einer hohen Anzahl an Mitarbeitern (Beispiele hierfür sind Grippe-Epidemien oder Norovirus-Infektionen), der Ausfall von „Kopf-Monopolen“, Streiks der Mitarbeiter bis hin zu Verkehrsbehinderungen der Arbeitswege (zum Beispiel die mehrtägigen europaweiten Flugausfälle durch den Ausbruch des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull im April 2010). Weiterlesen…

Sonderheft des Sicherheits-Berater zu Business Continuity Management

Die von mir sehr geschätzte und regelmäßig gelesene Fachzeitschrift Sicherheits-Berater widmet sich im aktuellen Sonderheft dem Thema Business Continuity Management. Zu den Themen der Nummer 23 im 40igsten Jahr des Bestehens der Zeitschrift gehören die Risikoanalyse, Erstellung eines Notfallhandbuchs für die IT, Resilienz sowie BCM beim Sicherheitsdienstleister . Ich freue mich sehr, als Gastautor einen Beitrag zum Thema Notfall-Szenario “Personalausfall” beisteuern zu dürfen. Daneben gibt es wie immer interessante und lesenswerte Artikel rund um die Unternehmenssicherheit. Sehr zu empfehlen ist die Auseinandersetzung mit der Empfehlung des BSI zum Mindestabstand von Rechenzentren, die leider oft falsch verstanden wird.

Das Sonderheft BCM des Sicherheits-Berater können Sie auch über mich erhalten. Der Sicherheits-Berater bietet ein kostenloses Probeabo an, das ich natürlich sehr empfehlen kann.

Umfrage zu Personalausfall durch die Unwetter in NRW

Gerade erst hat sich die Verkehrslage in Nordrhein-Westfalen nach den heftigen Stürmen wieder normalisiert und die Bahnverbindungen stehen wieder zur Verfügung. Auf den kürzlichen Beitrag von Christian Zänker hier in den BCM-News gab es sehr interessierte Reaktionen. Daher haben Christian Zänker und ich uns entschlossen eine kleine Umfrage aufzusetzen. In der kurzen Umfrage mit 10 Fragen geht es um die Folgen eines Personalausfalls auf Grund der Unwetter. Die Umfrage läuft bis 30. Juni und ist anonym.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

Link zur Umfrage:

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BCM-Szenario Personalausfall am praktischen Beispiel

BCM Szenarien legen zumeist immer noch worst case Szenarien zugrunde. Bei Personalausfall wird in erster Linie und berechtigterweise das Pandemieszenario betrachtet. Aber es sind häufig die „kleinen“ Anlässe, die unerwartete Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe haben. Immer wieder kommt es zu Meldungen über Norovirusinfektionen oder Salmonellenvergiftungen, die zumeist nicht ganze Konzerne, jedoch häufiger einzelne Standorte oder abteilungsweise Mitarbeiter betreffen können. Man bräuchte statt des Namens eines Kreuzfahrtschiffes oder einer Schule nur den Namen einer geschäftskritischen Abteilung einsetzen, um die Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs für sich ableiten zu können. 

Ähnlich geht es mir, wenn ich in Düsseldorf die Beeinträchtigungen durch das Unwetter von Pfingstmontag betrachte: 80.000 Bäume sind in NRW beschädigt. Die Bahnstrecken durchs Ruhrgebiet zwischen Dortmund und Köln sind gesperrt. Düsseldorf, Duisburg, Essen und Bochum sind mit der Bahn nicht erreichbar. Das gilt für den Fernverkehr: ICE, IC wie für den Regionalverkehr: Interregio und S-Bahn. Nach drei Tagen fahren die ersten Straßenbahnen wieder. Auf den Straßen und Autobahnen bilden sich -zig Kilometer lange Staus. Wir sprechen von einem flächendeckenden Personalausfall von mindestens vier Tagen – zusätzlich zur Pfingsturlaubszeit. Es wäre interessant, Erfahrungsberichte von BCM Managern aus NRW zusammenzutragen und auszuwerten, wieweit einzelne Betriebe von dieser massiven Beeinträchtigung der Verkehrsinfrastruktur betroffen waren.
Wie hoch ist der Anteil der Pendler?
Wie hoch war die Mitarbeiterabwesenheit im zeitlichen Verlauf?
Wieviele Betriebe haben auf Notfallpläne zurückgegriffen? 
Oder mussten sie dies gar nicht?
Welche Personalausfallquote kann ein Betrieb kurzfristig verkraften?
Welche Mitarbeiter waren in der Lage, aus dem Homeoffice zu arbeiten?
Wie effektiv war diese Lösung im Verlauf dieses ungeplanten Tests?
Ein Erfahrungsaustausch hierzu wäre wünschenswert, denn von allen BCM Ausfallszenarien ist es gerade das Szenario Personalausfall, das die Planer zumeist auf mehr oder weniger akademische Ableitungen zurückfallen lässt.

Christian Zänker
http://www.bcmpartner.de

Warnstreik: der Nahverkehr in Frankfurt steht still

Der Warnstreik im öffentlichen Dienst zeigt massive Auswirkungen auf den ÖPNV in vielen Städten. Gestern war Nordrhein-Westfalen stark betroffen. Heute geht im Rhein-Main-Gebiet fast nichts mehr. Es fahren keine U-Bahnen und nur vereinzelt Busse. “Der Nahverkehr steht”, so ein Sprecher der Gewerkschaft Verdi. Auch viele Kitas und öffentliche Einrichtungen sind auf Grund des Warnstreiks geschlossen. Arbeitnehmer haben daher ihre Kinder während der Arbeitszeit nicht versorgt. Zusätzlich ist in Frankfurt um 10:00 Uhr ein Demonstrationszug mit Kundgebung geplant. Alle, die in der Not auf das Auto umgestiegen sind, wird dies nicht freuen.

Zwanzig IT-Fachleute eines Unternehmens an Bord der MH 370

Die Print-Ausgabe der FAZ berichtet heute, dass an Bord der vermissten Machine MH 370 der Malaysia Airlines zwanzig Mitarbeiter des Halbleiter-Herstellers Freescale an Bord sind. Die Spezialisten und Ingenieure waren beauftragt, Fertigungsstätten in Malaysia und China effizienter zu machen, so die FAZ. Eine solche Meldung elektrisiert natürlich jeden BCM-Verantwortlichen. Ich habe schon erlebt, dass alle verdienten Vertriebler in einem Flugzeug zu einem Incentive geflogen wurden oder ganze Vorstände im Spareifer in einem Bus gemeinsam unterwegs waren. Reiserichtlinien und die zentrale Buchung von Reisen, verbunden mit dem Awareness für ein solches Risiko, sollten solche RPersonalausfall-Risiken minimieren helfen. Effizienz und Spareifer stehen hier wieder einmal im Widerspruch zum BCM-Gedanken. Doch unvorstellbar, sollte eine große Zahl an Know How- und / oder Entscheidungsträger bei einem Unglück ums Leben kommen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen hat der Verlust des Gründers und Geschäftsführers schon um die Existenz gebracht. Der Wertpapierhändler Cantor Fitzgerald hat den Personalverlust bei 9/11 nur ganz knapp und mit der Hilfe von Auslandsniederlassungen und Mitbewerbern überlebt. Das Szenario Personalausfall sei unwahrscheinlich und es gäbe keine richtigen Szenarien zum Üben, höre ich manchmal. Die Realität liefert uns diese Szenarien frei Haus. Gleichzeitig haben gestern und heute viele Mitarbeiter durch Warnstreiks größte Mühe, ihre Arbeitsplätze zu erreichen. Eine weitere Ursache für mögliche Personalausfälle. Gut wenn Mitarbeiter jetzt die Möglichkeit haben, remote zu arbeiten und dies durch Personal und Betriebsrat entsprechend legitimiert wurde.

BCM-Szenario “Personalausfall” bringt die Bahn unter Druck

Am Mainzer Bahnhof ist das BCM-Szenario “Personalausfall” Realität geworden. Die 15 Fahrdiesntleiter sind “Kopfmonopole” in Mainz. Über die Hälfte dieser Fahrdienstleiter sind derzeit krank oder in Urlaub. Dieser Personalengpass führt dazu, dass an dem wichtigen ICE-Haltepunkte Züge nicht mehr halten können. Züge fallen seit einer Woche aus oder müssen umgeleitet werden. Da Mitarbeiter erst in die Arbeit eingewiesen werden müssen, können nicht mal schnell Fahrdienstleister aus anderen Bahnhöfen abgezogen werden. Die Bahn erwägt nun, Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückzuholen. Die Mitarbeiter sollen gebeten werden, freiwillig ihren Urlaub zu unterbrechen. Der Teamgeist der Eisenbahner wird beschworen. DB-Vorstand Hansjörg Hess, zuständig für Fahrdienstleiter und Stellwerke, soll laut Presseberichten wegen der Vorkommnisse in Mainz vor der Ablösung stehen.

Wieder ein Beispiel, wie der Ausfall einer großen Zahl an Mitarbeitern oder “Kopfmonopolen” ein Unternehmen in Bedrängnis oder gar in Geschäftsbeeinträchtigungen und – unterbrechungen bringen kann. Ursachen für dieses Szenario “Personalausfall” gibt es zahllose. Angefangen bei Streik / Ausstand, über Erkrankungswellen, wie Norovirus oder Epidemien und Pandemien bis zu Verkehrsunterbrechungen. Daher ist es elementar, dieses Szenario im BCM mit zu berücksichtigen. Nicht für jede spezifische Ursache, sondern aus der Wirkungsfolge “Ausfall von Personal und/oder Kopfmonopolen” betrachtet. Jetzt ist es für die Bahn zu spät, weitere Mitarbeiter kurzfristig in die spezifischen Gegebenheiten in Mainz einzuweisen. Präventive Maßnahmen für Personalausfälle müssen langfristig vorbereitet und breit angelegt werden. Hierzu gehören klassische Personalmaßnahmen wie Dokumentationen, job rotation und der Einsatz von Springern sowie breit ausgebildete task forces und natürlich entsprechende Notfallpläne, in denen die Maßnahmen dokumentiert und abgestimmt sind. Die Bahn versucht zu retten, was noch zu retten ist, doch der Imageschaden ist bereits eingetreten, Spott und Beschimpfungen werden breit über die Bahn ausgeschüttet. Die Bahn wird auch dies überstehen, doch Unternehmen ohne Monopolsituation kann dies das Geschäft ruinieren. Vorsorge ist immer besser, als sich auf das Krisenmanagement zu verlassen – oder dass die verantwortlichen Vorstände dann das Unternehmen verlassen.

Die große Bedrohung misst nur 35 Nanometer

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Anruf von Ihrem betriebsärztlichen Dienst. Die Dame am Telefon berichtet ganz aufgeregt, dass sich seit dem Morgen zahlreiche Mitarbeiter mit akuten Beschwerden melden. Sie klagen über massiven Brechdurchfall. Es werden laufend mehr Mitarbeiter, die sich beim betriebsärztlichen Dienst melden und sofort nach Hause geschickt werden. Kurz darauf erhalten Sie einen Anruf von der Personalabteilung mit der Information, dass sich zahlreiche Mitarbeiter akut krank gemeldet haben.

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Streik am Frankfurter Flughafen geht in die Verlängerung – Fraport gut gerüstet

Der Streik der Vorfeldmitarbeiter am Frankfurter Flughafen wird bis Freitag ausgeweitet. Doch es zeigt sich, dass sich Fraport offensichtlich gut auf den Streik vorbereitet hat. Die rund 240 streikenden Mitarbeiter haben eine Schlüsselposition bei der Abfertigung der Flüge inne. Ohne “Follow Me” und Ground Control geht keine Maschine in die Luft oder landet auf dem Flughafen. Durch den Einsatz von Mitarbeitern aus anderen Bereichen und Führungskräften können die Schlüsselpositionen offensichtlich ausreichend besetzt werden. Von 1.200 geplanten Flügen mussten am Montag nur 187 Flüge annulliert werden. Im innerdeutschen Verkehr spring die Bahn mit zusätzlichen Kapazitäten ein. Flugtickets der Lufthansa gelten gleichzeitig auch als Bahntickets. Im Inland ist die Bahn ohnehin eine vergleichbare Alternative zumal es derzeit keine frostbedingten Ausfälle gibt. Auch die Bahn hat sich auf den Winter mit zusätzlichen Weichenheizungen und Auftauanlagen für die Züge gewappnet. Fraport kommt natürlich auch entgegen, dass zur aktuellen Karnevalszeit das Passagieraufkommen ohnehin geringer ist.  

Streiks, Pandemien / Epidemien und Ausfälle des ÖPNV sind die klassischen Personalausfallszenarien. Im Rahmen des BCM ist es Bestandteil der Notfallstrategien, Kontinuitäts-Optionen für den Ausfall von Schlüsselpositionen (“Kopfmonopole”)  sowie der Abwesenheit eines hohen Anteils der Beschäftigten zum Beispiel durch Krankheit zu entwickeln. 

Derartige Optionen können zum Beispiel sein

  • Remote work / Heimarbeit
  • Übernahme der Prozesse durch andere Lokationen im In- und Ausland
  •  Abordnung von Mitarbeitern aus anderen Bereichen / Abteilungen
  • Outsourcing an einen Dienstleister
  • Aushilfskräfte und Zeitarbeit.

Eine gute Dokumentation der Geschäftsprozesse in einem Organisationshandbuch ist eine wesentliche Grundlage für die Umsetzung dieser Maßnahmen im Notfall. Da es sich häufig um personelle Maßnahmen handelt ist eine Einbeziehung des Personalbereichs und Betriebs- oder Personalrats zwingend. Daher sollten diese Notfallvorsorgemaßnahmen im BCM zu “Friedenszeiten” vorbereitet werden, denn im Ernstfall ist es zu spät. Ganz nach J. F. Kennedy: “The time to repair the roof is when the sun is shining”.