Notfallvorsorge fĂŒr physische Dokumente

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Bereits durch die Velagerung vieler Tätigkeiten in den Remote-Betrieb ist vielen Unternehmen aufgefallen, wieviele physische Dokumente für die Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse trotz Digitalisierungstrend nach wie vor zwingend erforderlich sind. Neben der eingehenden Kundenkorrespondenz, Prozessdokumentationen und Freigaben per Unterschrift handelt es sich auch um Urkunden wie zum Beispiel Grundschuld- oder Fahrzeugbriefe.

In Archiven schlummern zudem Akten, die für die Buchführung und Steuernachweise erforderlich sind und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Idealerweise werden diese Dokumente bereits in der Business Impact Analyse erhoben. Bei Übungen und Tests von Ausweicharbeitsplätzen und gerade jetzt im Pandemiebetrieb werden ebenfalls solche kritischen physischen Dokumente identifiziert. Es ist trotzdem erstaunlich, wieviele für einen Geschäftsprozess erforderliche physische Dokumente bei Übungen noch identifiziert werden, an die vorher nicht gedacht wurde. Oftmals sind dies auch Aufschriebe und Hilfsdokumentationen, die für die tägliche Arbeit in den Schreibtischen liegen.

Rechtzeitig erkannt, können für den Fall, dass kein Zugriff mehr auf die Dokumente besteht, Ersatzlösungen geschaffen werden. Eine Lösung kann zum Beispiel die Digitalisierung der Dokumente vor und während der Bearbeitung sein. Wo dies nicht möglich ist, wie zum Beispiel bei notariell beglaubigten Urkunden, muss das Archiv angemessen geschützt und Ersatzbeschaffungslösungen evaluiert werden.

Diese Bilder aus den Überschwemmungsgebieten zeigen, welche Folgen ein Wasserschaden für diese wichtigen Dokumente haben kann.

Quelle: Bundeswehr auf twitter

Auf einen Schlag sind Archive vollständig zerstört oder nur mit erheblichem Aufwand wiederherstellbar. Dies betrifft nicht nur Unternehmen sondern auch jeden von uns. Gerade in diesen Notfall-Situationen werden die Versicherungsunterlagen dringend benötigt.

Die Techniken der Digitalisierung sind weit fortgeschritten und für Unternehmen wie auch für Privatpersonen relativ einfach umzusetzen. Für Privatpersonen, Praxen und kleine Unternehmen reicht bereits ein Multifunktionsgerät mit Scanner aus. Werden die gescannten Dokumente zusätzlich in einer sicheren Cloud-Umgebung abgelegt statt auf der Festplatte des PC kommt eine weitere wichtige Sicherheitsebene hinzu. Die Dokumente sind auch nach einer Evakuierung, einem Brand oder Feuer verfügbar – im Gegensatz zur lokalen Festplatte auf dem heimischen PC. Eine Internetverbindung zum Cloud-Speicher ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Noch komfortabler geht es mit Archivierungssystemen, die das Indizieren der Dokumente und eine Volltextrecherche ermöglichen. Der tägliche Aufwand hierfür ist gering, der Nutzen in einem Notfall aber enorm.

Das neue Zivilschutzkonzept und meine persönliche Vorsorge

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Das “neue” Zivilschutzkonzept hat die Medien in den vergangenen Wochen sehr bewegt. Leider ist die Kommunikation des Konzepts völlig verunglückt, weil Auszüge über die Presse vorab veröffentlicht wurden. Gerade diese vorab veröffentlichten Auszüge über die private Vorsorge, die unseren Hamster ins Rampenlicht rückten, sind der mit Abstand harmlose Teil des Konzepts. Die Empfehlungen für die persönliche Vorsorge liegen seit vielen Jahren vom BBK vor. Vielleicht ist es ein positiver Aspekt des Medien-Hype, dass diese Notfallvorsorge wieder in das Bewusstsein rückt. Einige Anbieter von Prepper-Artikeln freuen sich gerade über einen temporären Nachfrageboom. Ich gehe davon aus, dass die Konzeption Zivile Verteidigung von den Medienvertretern überwiegend gar nicht gelesen oder in der Tragweite nicht verstanden wurde. Der Wehrdienst ist rechtlich nur ausgesetzt, im Verteidigungsfall kann der Staat sehr weitreichend in die Abläufe der kritischen Infrastrukturen eingreifen und Transport- sowie Produktionsmittel beschlagnahmen genau so wie Lebensmittel und deren Herstellung sowie Distribution (Notstandsverfassung 115a bis 115l GG). Interessant ist eher der Schwenk von rein militärischen Angriffsszenarien, die die zivile Verteidigung bislang beherrschten zu “hybriden Bedrohungen” für die kritischen Infrastrukturen. Damit gemeint sind unter anderem auch Cyber-Attacken und der Ausfall oder die Störung von kritischen Infrastrukturen. Beim Studium des Konzepts wird man feststellen, dass sich die Bundesregierung vielen Aufgaben stellt, die in der Zukunft noch konzipiert und umsetzt werden müssen. Viele Sätze beginnen mit “Der Bund entwickelt ein Konzept …”. Der Handlungsbedarf des Bundes ist in diesem Konzept zumindest erkannt und benannt, auch wenn noch vieles zu  konkretisieren und umzusetzen ist. Auch die Betreiber kritischer Infrastrukturen werden deutlich adressiert:

“Jeder Betreiber soll in seinem Zuständigkeitsbereich freiwillig und eigeninitiativ Verantwortung für ein angemessenes Sicherheitsniveau übernehmen. Der Staat erteilt den Betreibern nach Einschätzung der Erforderlichkeit konkrete Auflagen zur Verbesserung der Resilienz und Sicherheit der Kritischen Infrastrukturen. Eine „Nationale Strategie zum Schutz Kritischer Infrastrukturen“ fasst die Zielvorstellungen und den politisch-strategischen Ansatz des Bundes auf diesem Politikfeld zusammen. In einem „Rahmenkonzept Risiko- und Krisenmanagement Betreiber Kritischer Infrastrukturen“ werden Anforderungen an das Erstellen betrieblicher Risikoanalysen und die Ableitung von Sicherheitsmaßnahmen sowie zum Auf- bzw. Ausbau betrieblicher Krisenmanagementstrukturen formuliert”. Neben dem IT-Sicherheitsgesetz können auf die Betreiber also weitere Anforderungen im Risiko- und Krisenmanagement zukommen.

Neben dieser Initiative des Bundes ist die Überwindung der “Friedensdividende” auch bei Ländern und Gemeinden spürbar. Wurden vor Jahren flächendeckend die Sirenen zur Warnung der Bevölkerung demontiert, da auf elektronische Wege gesetzt wurde, verkünden Gemeinden jetzt stolz den Bau von Hochleistungssirenen. Daneben finden die elektronischen Warnsysteme “Katwarn” und “Nina“, gerade nach dem Attentat in München, zunehmend Verbreitung bei Gemeinden und in der Bevölkerung.

Die persönliche Vorsorge, in anderen Ländern eine Selbstverständlichkeit, wird hier noch mit Unverständnis und Belustigung (“Hamster”) aufgenommen. Zu sehr fehlt hier noch das Risikobewusstein bei den Bürgern und zu ausgeprägt ist das Verlassen auf Bund und Betreiber kritischer Infrastrukturen. Dabei ist die Anschaffung von Kerzen / Teelichte, einem batteriebetriebenen Radio, Batterien und Konserven keine große Sache. Alle Kollegen, die sich mit diesen Themen intensiver beschäftigen, betreiben die Vorsorge nach meiner Erfahrung berufsbedingt etwas intensiver – ohne gleich zur Gruppe der Prepper zu gehören. So findet sich in meiner Garage ein Notstromaggregat und in einem Karton schnell griffbereit Taschenlampe, Batterien, Kerzen, Zündhölzer, ein Kurbelradio, Battery-Packs mit Solarpanel zum Laden sowie Micropur-Tabletten für die Wasserentkeimung. Alles Dinge, die auch mal in den Camping-Urlaub oder die Motorradtour mitgehen. Vorsorge ist kein großer Aufwand und bei einem Stromausfall ist romantisches Kerzenlicht ganz angenehm und nützlich.

Bei Kerzenlicht empfehle ich dann die folgende Lektüre:

http://amzn.to/2cj2iqU

Handbuch Notstromversorgung in Unternehmen und Behörden des BBK

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Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe BBK hat das Handbuch Notstromversorgung in Unternehmen und Behörden herausgegeben.  Ein sehr hilfreicher Ratgeber für das Aufsetzen und die Überprüfung der Notstromversorgung von Unternehmen mit USV und Netzersatzanlagen.
Ergänzend hierzu gibt es – schon etwas ältere – Bausteine hierzu in den derzeit in Überarbeitung befindlichen Maßnahmenkatalogen der IT-Grundschutz-Kataloge (Baustein NEA, Baustein USV).

Was gerne vergessen wird, ist dass gerade bei dieselbetriebenen Netzersatzanlagen der Kraftstoff der Alterung unterliegt. Handelsüblicher Diesel nach DIN EN 590 hat eine Lagerstabilität von nur 90 Tagen! Für die Betankung von Netzersatzanlagen sollte ausschließlich speziell additiviertes, schwefelarmes Heizöl nach DIN 51603-1 verwendet werden, so das BSI in seiner Empfehlung als Ergebnis der Studie zur Brennstoffqualität in Netzersatzanlagen.

Für Haushalte stellt das BBK die Broschüre “Stromausfall – Vorsorge und Selbsthilfe” zur Verfügung. Kerzen, ein batteriebetriebenes oder Handkurbel-Radio, Taschenlampen, Ersatzbatterien gehören griffbereit in jeden Haushalt. Bei mir gibt es hierfür eine kleine “Stromausfall-Box” mit den wichtigsten Utensilien.

 

 

Sicher reisen – die Reise-App des AuswĂ€rtigen Amts

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Ostern ist wieder Reisezeit. Für sicheres Reisen ins Ausland bietet das Auswärtige Amt die App “Sicher reisen” für Android, iPhones und Tablets.

Die App bietet

  • Informationen zu den Ländern mit Reise- und Sicherheitshinweisen
  • Adressen für Notfälle im Ausland
  • Tipps für die Reisevorbereitung
  • Ortungsfunktion “Wo bin ich?”
  • Nachrichtenfunktion “Ich bin ok”-Button per SMS.

Das Allerbeste: dieses nützliche Tool nimmt nicht einmal Platz im Reisegepäck ein!

BCM auf die Spitze getrieben – oder weit darĂŒber hinaus?!

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Zu meinen Lieblingskanälen, wenn ich denn mal Zeit fürs Fernsehen finde, gehört National Geographic. Nur dafür zahle ich jeden Monat extra an den Kabelanbieter. Hierdurch bin ich auf die “Prepper” aufmerksam geworden, denen National Geographic eine ganze Serie gewidmet hat. Prepper kommt von Preparedness. Die Prepper bereiten sich mit aller Konsequenz auf den Weltuntergang vor. Die Gründe hierfür sind vielschichtig und reichen vom Ausbruch des Vulkans im Yellowstone bis zur Hyperinflation in den USA. Weiterlesen…

PwC-Studie: Wie gut sind deutsche Energieversorger auf NotfÀlle vorbereitet?

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In einer aktuellen Studie untersucht das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen PwC das Notfallmanagement von 58 vorwiegend regional tätigen Energieversorgungsunternehmen. Dass bei über der Hälfte der befragten Unternehmen keine regelmäßigen Notfallübungen stattfinden bzw. die durchgeführten Übungen nicht nachbearbeitet werden, wirft kein gutes Licht auf die Unternehmen der Branche, die wegen ihrer Bedeutung zu den Kritischen Infrastrukturen (KRITIS) in Deutschland zählen. Die TAB-Studie hat eindrucksvoll die Folgen eines überregionalen Stromausfalls deutlich gemacht. Die Regulierung und Prüfung der Notfallvorsorge scheint in den verschiedenen Branchen auch unterschiedlich intensiv zu greifen. Während Finanzdienstleister intensiv im BCM geprüft werden und insbesondere die Durchführung von Tests und Übungen zum Standardprüfprogramm der Auditoren gehören, scheint dies in der Energieversorgungsbranche nicht durchgängig der Fall zu sein, wenn man die Studienergebnisse von PwC betrachtet.  Die in der Studie bemängelte uneinheitliche Definition von Notfällen, Krisen und Katastrophen ist allerdings kein branchenspezifisches Phänomen der Energieversorgungsbranche. Dieses Problem zeiht sich leider über alle Branchen hinweg, da es an einer einheitlichen Vorlage für die inhaltliche Definition dieser Begriffe mangelt. So definiert sich jedes Unternehmen diese Begriffe und Abgrenzungen selbst. Besonders schwierig wird dies, dann wenn Notfallkonzepte zwischen Unternehmen, zum Beispiel in einer Supply Chain-Beziehung, abgestimmt werden müssen. Vor dem eigentlichen Abstimmprozess steht dann erst einmal der mühsame Abgleich der verwendeten Terminologien im BCM und Krisenmanagement. Zumindest für Unternehmen der Kritischen Infrastrukturen sehe ich hier einen deutlichen Regulierungsbedarf des Bundes. Auch die Adaption internationaler Standards bietet hierfür eine gute Grundlage. Im Rahmen der neuen ISO-Familie zum BCM des TC 223, dessen BCM-Standard ISO 22301 gerade publiziert wurde, wird es auch ein Glossar mit den zentralen BCM-Begrifflichkeiten geben.

Download der PWC-Studie “Wie gut sind deutsche Energieversorger auf Notfälle vorbereitet?” (Mai 2012):

http://www.pwc.de/de/energiewirtschaft/pwc-studie-wie-gut-sind-deutsche-energieversorger-auf-notfaelle-vorbereitet.jhtml

Mitarbeitereinsatzplanung fĂŒr NotfĂ€lle

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Eines der schierigen Themen im BCM ist die Notfallvorsorge vor ungeplanten Personalausfällen. Krankheitswellen durch Noroviren oder Pandemien, Verkehrsbehinderungen und Streiks können schnell zu einem akuten Mangel an genügend und / oder qualifiziertem Personal und in der Folge zu Geschäftsunterbrechungen führen. Die Schwierigkeit in der Vorbereitung auf eine solche Situation liegt in der endlosen Vielfalt der möglichen Szenarien, die eintreten können. Dauer, Ort und Ausmaß eines Personalausfalls kann extrem variieren. Von einem kurzfristigen Personalausfall durch einen Warnstreik bis zu mehrmonatigen Personalausfällen durch eine Pandemie. Flexible Lösungsansätze sind notwendig, um auf die unterschiedlichen Szenarien angemessen reagieren zu können. Auch hier kann man von den Good Practices der Mitarbeitereinsatzplanung anderer Unternehmen lernen. Unter dem Titel “8 Beispiele für Just in Time Workforce” erläutert die Beratungsgesellschaft Accenture, wie mit den hohen Anforderungen an die Mitarbeiterplanung in Zeiten dünner Personaldecken umgegangen werden kann. Aus meiner Sicht hat sich die Einrichtung von Springern oder ganzer Task Forces sowohl für den Normalbetrieb aber auch für Notfälle ausserordentlich bewährt. Diese Organisationsform kann natürlich nicht im Notfall schnell gebildet werden, sondern muss im Rahmen eines Change-Managements in die bestehende Organisation integriert werden. Doch dann ist es quasi das “schweizer Messer” für Personalengpässe und -ausfälle.

Notfall App von Gelbe Seiten hilft in allen Lebenslagen

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Für das iPhone und iPAD gibt es jetzt von Gelbe Seiten das kostenlose Notfall App.

“Mit der App lassen sich durch Schnellwahl-Buttons sekundenschnell die Feuerwehr, die Polizei oder die Giftnotzentrale alarmieren. Per SOS-Funktion kann außerdem eine Notfallmeldung via E-Mail oder SMS an einen vorher festgelegten Kontakt gesendet werden. Das können zum Beispiel die nächste Notrufleitstelle, aber auch Verwandte oder Freunde sein. So sind diese umgehend benachrichtigt, wenn man sich in einer Notsituation befindet.”

Ab sofort ist die Notfall App von Gelbe Seiten zum kostenlosen Download im Appstore verfügbar.

BBK mit neu gestalteter Webseite

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Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenvorsorge BBK hat seinen Web-Auftritt überarbeitet und modernisiert. Das am 1. Mai 2004 nach den Ereignissen vom 11. September gegründete Bundesamt ist für den zivilen Bevölkerungsschutz zuständig. Neben umfangreichen Informationen zu den Aufgaben des Bundesamtes gibt es in der Rubrik “Tipps für den Notfall” hilfreiche Hinweise für die Notfallvorsorge und das Verhalten im Notfall.

Die Aufgaben des BBK:

  • Erfüllung der Aufgaben des Bundes im Bevölkerungsschutz,
  • Koordinierung des Schutzes kritischer Infrastrukturen,
  • Zusammenfassung, Bewertung und Darstellung verschiedenster Informationsquellen zu einer einheitlichen Gefahrenlage,
  • Koordination der Kommunikation des Bundes mit Ländern und Gemeinden, der Privatwirtschaft und der Bevölkerung über Vorsorgeplanung und aktuelle Bedrohungen,
  • Unterstützung des Managements von Einsatzkräften des Bundes und anderer öffentlicher und privater Ressourcen bei großflächigen Gefahrenlagen,
  • Koordinierung des Schutzes der Bevölkerung gegen Massenvernichtungswaffen,
  • bedrohungsgerechte Ausbildung der Führungskräfte aller Verwaltungsebenen im Bevölkerungsschutz,
  • nationale Koordinierung innerhalb des europäischen Integrationsprozesses im Bereich der Zivilen Sicherheitsvorsorge und,
  • Koordinierung von Bund, Ländern, Feuerwehren und privaten Hilfsorganisationen bei der Wahrnehmung internationaler humanitärer Aufgaben und in der zivil-militärischen Zusammenarbeit.

Gehört in jeden Haushalt …

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Bei der Lektüre des vollständigen TAB-Berichts zu den Folgen eines großflächigen und längerandauernden Stromausfall wurde wieder klar: im Notfall bleibt zur aktuellen Information der Bevölkerung in erster Linie das Radio. Fernsehstationen sind zwar noch in der Lage zu senden, doch ohne Strom bleibt dies eine einseitige Angelegenheit der Fernsehsender. Ein batteriebetriebenes Radio sollte daher in keinem Falle fehlen. Doch beim Blick durch die Wohnung offenbart sich: Fehlanzeige. Der moderne Radiowecker hängt genauso die Stereoanlage an der Steckdose. Über moderne Smartphones ist Rundfunkempfang möglich, aber bei den kurzen Laufzeiten und mangelnden Lademöglichkeiten hält dies maximal einen Tag. In unserem Haushalt gibt es daher seit Kurzem ein neues Radio. Dies lässt sich per Kurbel bedienen oder tagsüber per Solar laden. Eine Taschenlampe ist auch dabei. Ganz praktisch übrigens auch für den Urlaub.

Persönliche wetterbedingte Notfallvorsorge

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Seit gestern fahre ich im Auto folgende Dinge spazieren:

  • feste schneetaugliche Schuhe
  • dicke Winterjacke
  • Handschuhe und Mütze
  • warme Decke
  • Handyladegerät für die Autosteckdose
  • Warnwesten.

Ausserdem tanke ich entgegen meinen Gewohnheiten frühzeitig. Ich habe bereits selbst eine bitterkalte verschneite Nacht auf der Autobahn verbracht und musste mehrmals anderen Autofahrern Hilfe nach Unfällen leisten.

Im Business-Zwirn ist dies nur etwas für Survival-Experten.

Über 50 Tote bei Erdbeben in der TĂŒrkei – steigende Verwundbarkeit durch Katastrophen

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Das Erdbeben in der Türkei hat bislang mehr als 50 Todesopfer gefordert. Hauptursache für die hohe Zahl an Opfern ist offensichtlich die nicht erdbebensichere Bauweise mit Lehm in einer stark erdbebengefährdeten Region. Die bestätigte auch Ministerpräsident Recep Tayyip Erdogan. Er hat die Wohnungsbehörde angewiesen, dort nun erdbebensichere Gebäude zu errichten. Um 4:32 Uhr erschütterte das Erdbeben die Provinz Elazig. In der Zwischenzeit sind über 80 Nachbeben mit Stärken um 5.5 aufgetreten. Weiterlesen…