Checklisten für den Notfall

Dieser Artikel über Checklisten beinhaltet ein beeindruckendes Beispiel über die Wirksamkeit von Checklisten. In neun Krankenhäusern in Michigan wurden einfache Checklisten mit eingeführt, um die Anzahl von Infektionen in Intensivstationen zu verringern. Die Checklisten waren nicht umfangreich und enthielten eigentlich selbstverständliche Punkte, wie das Desinfizieren der Hände. Durch die Einführung der Checklisten in Verbindung mit Trainingsmaßnahmen konnte die Anzahl der Infektionen um 66 Prozent verringert werden. Obwohl die Inhalte der Checklisten den Ärzten eigentlich geläufig waren, wurde im Arbeitsalltag dann doch immer wieder der eine oder andere Punkt übersehen – mit zum Teil tödlichen Folgen durch Infektionen.

Welche Schlüsse lassen sich hieraus für das Business Continuity Management ziehen?

Bei dem Eintritte eines Notfalls können wir nicht erwarten, dass eigentlich selbstverständliche Aktivitäten unternommen werden. Die Aufregung, vielleicht sogar Panik, ist groß. Es herrscht eine große Verunsicherung über die Situation und viele Menschen sind betroffen und beteiligt. Im ersten Moment gibt es noch keine klare Hierarchie, der Krisenstab ist noch nicht besetzt und es gibt keine oder widersprüchliche Anweisungen von unterschiedlichen Kompetenzträgern. Gerade die ersten Momente in einem Notfall sind jedoch häufig der kritische Erfolgsfaktor dafür, wie erfolgreich ein Notfall bewältigt und Schaden minimiert werden kann. Gerade in dieser Situation sind Checklisten ein besonders wirksames Hilfsmittel. Sie stellen sicher, dass die Beteiligten einen Handlungsleitfaden haben und wichtige Aktivitäten in der Hektik nicht vergessen werden. In vielen Situationen mit hohem Risiko oder auch hohen Qualitätsanforderungen werden Checklisten eingesetzt. Piloten nutzen Checklisten, auch wenn sie diese im Schlaf herunterbeten könnten. Doch Vergessen ist menschlich.

Zu einem guten Notfallhandbuch gehören daher auch kompakte abarbeitbare Checklisten für die zentralen BCM-Szenarien. Es gibt zahlreiche Varianten, wie solche Checklisten gestaltet und technisch umgesetzt werden können. In dem oben zitierten Artikel sind einige Tools benannt. Aber auch mit den Standard Office-Produkten Word und Excel lassen sich hervorragend Checklisten erstellen. Daneben können visuelle grafische Ablaufpläne in Form von Flowcharts hilfreich sein.

Die eigentliche Übung liegt jedoch in der Erstellung der Checklisten selbst. Im ersten Wurf wird die hundertprozentige Lösung selten gelingen. Durch Tests und Übungen, in denen die Checklisten als Grundlage verwendet werden, erhalten die Checklisten den letzten Schliff und die Beteiligten üben den Umgang mit den Formularen.

Ein Beispiel Template Notfallplan Checkliste (word) habe ich diesem Artikel beigefügt. Es ist nur ein Beispiel und ich freue mich auf Rückmeldungen von Ihnen. Welche Erfahrungen haben Sie mit Checklisten gesammelt? Haben Sie ein bewährtes Template? Was ist bei den Checklisten zu beachten?

be prepared

Matthias Hämmerle

Personalausfall – der schlafende Riese

BCM-Szenarien wie IT-Ausfall, Gebäude- und / oder Arbeitsplatzausfall sind in der Notfallvorsorge mittlerweile selbstverständlich. Das Szenario “Personalausfall” gehört in der Theorie gleichwertig mit zu den elementaren Risikoszenarien wie auch der Ausfall kritischer Dienstleistungen / Dienstleister. In der Praxis kommt das Szenario Personalausfall in allen Phasen des BCM-Lebenszyklus leider oftmals zu kurz. Und das, obwohl uns auch die praktische Realität zum Beispiel in Form zahlreicher streikbedingter Personalausfälle bei Bahn, Kitas und Geldtransporteuren die Notwendigkeit einer angemessenen Vorsorge für Personalausfälle aufzeigt. SARS, Vogelgrippe, EHEC/HUS und jetzt aktuell MERS finden vermeintlich im fernen Asien statt. Norovirus, auch “Kreuzfahrer-Virus”,  trifft vermeintlich nur Kreuzfahrer – aktuell gibt es eine Lebensmittelwarnung wegen Noroviren in gefrorenen Erdbeeren bei Aldi Nord. Masern-Epidemien betreffen nicht nur die Kinder, wenn Heerscharen von Elternteilen für die Pflege zu Hause bleiben müssen. Doch wenn das Szenario “Personalausfall” zuschlägt ist jede Vorbereitung Gold wert. Hinzu kommt dass das Szenario Personalausfall BCM und Krisenmanagement gerne über Tage, Wochen oder gar Monate auf Trab hält. Eine zweistündige Krisenstabsübung lässt die Anforderungen an ein solches Szenario nur erahnen. Alleine, wenn der Krisenstab in den Drei-Schichtbetrieb gehen soll … Weiterlesen…

Der Spickzettel für den Notfall

Hand auf´s Herz: haben Sie schon einmal einen Spickzettel geschrieben? Für eine schwierige Prüfung oder eine freie Rede? Prima – dann haben Sie schon den ersten echten Notfallplan erstellt und Sie wissen worauf es dabei ankommt.
Spickzettel müssen für den Einsatz genau die richtigen Informationen parat haben. Sie müssen klein und handlich sein, damit man sie gut transportieren und verbergen kann. Der wenige verfügbare Platz muss optimal genutzt werden. Lange Romane verbieten sich. Stichworte sind Trumpf. Vie Zeit und Energie steckt in der Vorbereitung für einen guten Spickzettel.
Welche Form sell er haben? Ein kleiner Papierzettel für das Schlampermäppchen oder gar die Informationen versteckt angebracht auf nackter Haut geschrieben? Soll auf den Spickzettel direkt am Platz zugegriffen werden können oder muss der Spickzettel erst aus einem Depot herausgesucht werden? Welche Informationen sollen auf den kleinen handlichen Spickzettel? Die komplizierte mathematische Rechenformel, die historischen Eckdaten oder eine Stichwortliste? Was wird wohl in dieser wichtigen Situation die hilfreichste Information sein? Wie kann der Zugriff auf den Spickzettel gewährleistet werden? Ein kurzer Blick auf den Spickzettel muss genügen, um die wichtigen Informationen aufzunehmen, sonst wäre die ganze Mühe vergebens. Vielleicht es sogar besser, mehrere Spickzettel an unterschiedlichen Stellen zu deponieren? Mit einem perfekten Spickzettel gerüstet geht es dann in die Prüfung – und dann stellt man oftmals fest, dass sich gerade die Information auf dem Spickzettel durch die intensive Vorbereitung so eingeprägt hat, dass der Spickzettel gar nicht mehr nötig ist. Oder es ist in der Prüfung etwas ganz anderes gefragt – dann sind wir aber schon mitten im Thema Krisenmanagement.
Der Notfallplan ist der Spickzettel für den Notfall. Der Platz im Plan ist kostbar. Daher sollten die wichtigsten Informationen im Notfallplan dokumentiert sein. Stichwortlisten, Checklisten, Kontaktdaten. Ein kurzer Blick in den Notfallplan muss genügen. Und wie beim Spickzettel ist die Erstellung des Notfallplans die eigentliche Übung. In einem Notfall sollten die wesentlichen Inhalte des Notfallplans durch den Erstellungsprozess und laufende Übungen bekannt sein. Der Notfallplan dient mit seinen Checklisten dazu sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird – wie der Spickzettel von früher. Nur eine Herausforderung gibt es beim Notfallplan nicht: die Sorge beim “Spicken” erwischt zu werden. Spicken ist erlaubt und erwünscht! Also, machen Sie sich Ihren Spickzettel für den Notfall. Auch wenn er dann nicht gebraucht wird, gibt er doch ein beruhigendes Gefühl- erinnern Sie sich?
Und was gehört auf den Spickzettel für den Notfall?

Alle wichtigen “W”-Punkte für den Notfallplan:

Notfallteam:
Wer wird im Notfall benötigt?

Erreichbarkeit:
Wie erreiche ich wen?

Notfallprozeduren:
– Wer macht was, mit wem, bis wann, womit?

Kommunikation:
Wer kommuniziert was an wen?

Wiederanlauf:
Wie kommen wir in den Normalbetrieb zurück?

Auf der Themenseite “BCM-Planung” finden Sie weitere Beiträge zu Thema Notfallplanung.

Reduktion der Komplexität von Geschäftsfortführungsplänen

Torsten Zacher macht sich aus seiner umfangreichen praktischen Erfahrung im BCM heraus intensive Gedanken um die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen an das BCM. Im aktuellen Gastbeitrag für die BCM-News setzt er sich mit den Schwächen der bestehenden Geschäftsfortführungspläne auseinander und gibt praxisorientierte Lösungsansätze für einen wirkungsvollen und adressatengerechten Aufbau der Notfalldokumentationen.

 

Einleitung

 

Die Praxis zeigt immer wieder, dass Geschäftsfortführungspläne (GFP) sehr viele Informationen erhalten, die die Anwender überfordern.

Ein häufiger Kommentar ist immer, dass dieses Dokument in einem Notfall nicht nutzbar ist, da es 50 Seiten umfasst. Viele Informationen werden mehrfach dargestellt. Der Gebrauch ist nicht transparent genug, da nicht alle Mitarbeiter permanent mit gleich hohem Wissensstand zu schulen sind.

Das ergibt gleich die erste Frage: Muss jeder Mitarbeiter alles zum Thema des Notfallmanagements wissen? Alle Mitarbeiter, die keine Rolle in der Notfallorganisation haben, müssen nicht unnötige Informationen erhalten. Allgemeine Informationen über eine Gebäuderäumung/Evakuierung oder auch die Sammelplätze müssen sie selbstverständlich erhalten. Diese Punkte subsumiere ich als klassische Information für die Abwicklung eines Notfalles, ohne das BCM hier federführend tätig sein sollte.

Warum nicht einmal andere Branchen ansehen und die Erfahrungen für die Bearbeitung eines (Not-) Falles nutzen. Ich denke insbesondere an die Checklisten der Piloten. Für jeden Sachverhalt existiert eine eigene Checkliste, insbesondere sind die Aufgaben im “Normalbetrieb” aber auch Notfallsituationen geregelt.

Ebenso besitzt die Kabinenbesatzung (z.B. Purser) im Flugzeug Checklisten, die im täglichen Einsatz sind. Weitere Nutzung finden Notfallchecklisten in der Medizin.

In Situationen, in denen schnell gehandelt werden muss und die Fehlerquote aufgrund der Auswirkungen sehr gering sein muss, finden Checklisten bereits Anwendung.
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Neu in der Marktübesicht BCM-Tools: PreVision

Das BCM-Tool PreVision von Eisenburg Solutions unterscheidet sich in seiner Zielrichtung von den klassischen BCM-Tools. PreVision unterstützt vor allem internationale Mandanten bei der Risikoanalyse und der Erstellung von Evakuierungs- und Notfallplänen. In jüngster Zeit standen viele Unternehmen mit Standorten im nordafrikanischen Raum und anderen Krisengebieten vor der Herausforderung ihre Mitarbeiter schnell in sichere Gebiete evakuieren zu müssen als die Lage vor Ort schnell eskalierte. Elementar ist in diesen Situationen ein einsatzfähiger Notfallplan für die einzelnen Phasen der Evakuierung. Dieser muss auch den relevanten Mitarbeitern bekannt sein, bevor sie in kritische Regionen entsandt werden. PreVision unterstützt bei der Risikoanalyse und bei der Erstellung von Notfallplänen auf der Basis bewährter Templates. Powerpoints zum Training der Mitarbeiter werden aus dem Tool automatisch erzeugt. Ziel des Tools ist es, Unternehmen mit geringem (Beratungs-) Aufwand zu einem funktionsfähigen Notfallplan zu führen.

Der Notfallplan für das Kaninchen

Für einen Zauberer stellt das Kaninchen aus dem Hut eine unternehmenskritische Ressource dar. Ohne Kanninchen keine Magie! So sah dies zumindest die Landwirtschaftsbehörde in den USA. Und der Zauberer Marty Hahne musste sich Gedanken über einen Notfallplan für sein Kaninchen Casey machen. Was ist bei einem Tornado zu tun, was wenn das Kaninchen entkommen sollte?

Zu Glück fand sich mit Kim Morgan eine BCM-Expertin, die ihre fachkundige Hilfe anbot und kostenfrei einen umfangreichen 34-seitigen Notfallplan für Magier-Kaninchen entwickelte. Jetzt müssen wir uns keine Sorgen mehr um Casey machen! Das bestgeschützte Kaninchen der Welt.

Notfallplan von BP für neue Ölbohrung geht von über 10 Millionen Barrel Ölaustritt aus

BP plant 2012 mit der Förderung neuer Ölquellen bei den Shetland-Inseln zu starten. Der Notfallplan, welcher der britischen Regierung jetzt vorgelegt wurde, definiert ein worst-case-Szenario in doppeltem Umfang wie die Öl-Katastrophe nach der Havarie der Deepwater Horizon am 20. April 2010 aus. Der Notfallplan geht bei einer Havarie analog der Deepwater Horizon und dem Fehlschlagen schneller Rettungsmaßnahmen von einem Ölaustritt von 75.000 Barrel am Tag über einen Zeitraum von 140 Tagen aus. Bei diesem Szenario würden über 10 Millionen Barrel Öl austreten. Die geplante Ölbohrung “North Uist” liegt in einer Tiefe von  1.300 Metern unter dem Wasserspiegel. Die Bohrung der Deepwater  Horizon lag in einer Meerestiefe von 1.250 Meter.

Zoo an Handy-Ladegeräten soll gelichtet werden

Über 30 unterschiedliche Ladegerättypen für Mobiltelefone gibt es in Europa. Für jeden Business Continuity Manager ein Horrorgedanke, die notwendigen Ladegeräte für die Krisenstabsmitglieder für den Notfall vorhalten zu wollen. Insbesondere wenn es keine stringente Modellpolitik im Unternehmen gibt. Als Notlösung dient oftmals  das Vorhalten von Mobiltelefonen mitsamt Ladegeräten, damit im Notfall die SIM-Karten umgesteckt werden können. An die BC Manager hat EU-Industriekommissar Günter Verheugen mit seiner Initiative für ein einheitliches Ladegerät allerdings nicht gedacht. Helfen würde es trotzdem. Auch wenn es noch mindestens einen Modellzyklus von zwei Jahren dauern wird bis sich die einheitlichen Ladegeräte auf Basis des Micro-USB-Steckers verbreitet haben.

Neue Bahnstreiks ab 7. Januar

Streik_2Die Lokführergewerkschaft GDL kündigte am Donnerstag unbefristete Arbeitskämpfe im Fern- und Nahverkehr sowie im Güterverkehr an.

Nach einer Streikpause über die Feiertage sollen die Streiks ab 7. Januar unbefristet bis zu einer Einigung laufen.

Update:

Derweil laufen die Geheimgespräche zwischen der GDL und der Bahn weiter.

Die Bahn zeigt sich für einen Bahnstreik gewappnet: rund 1.000 Lokführer zusätzliche Lokführer stehen bei einem Streik zur Verfügung. Damit sollen rund 80 Prozent des Bahnverkehrs bei einem Streik verfügbar gemacht werden.

Hat der Notfallplan der Bahn das Chaos nur noch verschlimmert?

NotfallplanAm frühen Morgen hat das Arbeitsgericht Chemnitz den Streik der Lokführer im Nahverkehr zugelassen unteragten aber Streiks im fern- und Güterverkehr.

Da stand allerdings schon der Notfallplan für Nah- und Fernverkehr der Bahn. Dieser Notfallplan wurde wegen der Kurzfristigkeit der Gerichtsentscheidung auch in dieser Form umgesetzt. Hierdurch sind offensichtlich mehr Zugverbindungen ausgefallen, als notwendig gewesen wäre. Die Bahn hat allerdings der Planbarkeit den Vorzug gegeben gegenüber kurzfristiger Improvisation. So ware der Notfallplan bereits einen Tag zuvor online verfügbar.

Auch im Business Continuity Planning stellt sich immer wieder die gleiche Frage: was ist tatsächlich fest in Notfallplänen planbar und was kann nur in der jeweiligen Situation entschieden werden. Diese Frage stellt sich zudem für die IT noch einmal anders, da besser planbar, als für Szenarien wie Pandemie. Eine Balance zu finden zwischen dem Detaillierungsgrad der Pläne und der Flexibilität in der jeweiligen Notfallsituation macht ein gutes BCM aus. Erst mittels Tests und Übungen lässt sich ein Gefühl dafür entwickeln, ob die Balance auch stimmt.