BCM-News Daily Digest
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Der ISO Standard für die Business Impact Analyse ist von der ISO am 17. September offiziell veröffentlicht worden. Die ISO 22317:2015 beschreibt die Vorgehensweise für die Durchführung einer BIA. Der Standard orientiert sich grundsätzlich an der Vorgehensweise der Good Practice Guidelines des BCI, lässt aber genügend Spielraum für individuelle Anpassungen.
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Eigentlich könnte man meinen, zur Business Impact Analyse ist alles gesagt und geschrieben. Es gilt also nur noch nach Best Practices mit bewährten Templates an die Arbeit zu gehen. Leider zeigt es sich in vielen Projekten immer wieder, dass es gar nicht so einfach ist, den Beginn des roten Fadens für die BIA zu finden. Ja natürlich, für Geschäftsprozesse soll die BIA gemacht werden. So weit so gut. Was aber, wenn die Geschäftsprozesse gar nicht beschrieben sind oder in einer viel zu hohen Detaillierungsebene. Soll die BIA für alle Prozesse gemacht werden, und wenn nicht, welche Geschäftsprozesse können erst mal - oder vielleicht ganz - außen vor gelassen werden? Die ideale Welt für das BCM gibt es nun mal fast nur in der Theorie und den BCM-Standards. Der größte Fehler ist jetzt jedoch, mit großem Tatendrang einfach einmal mit irgendwelchen Prozessen anzufangen. Leider verbaut man sich mit diesem vermeintlich pragmatischen und ungestümen Vorgehen so manche tolle Chance, die sich aus der BIA ergibt. So zum Beispiel die Abhängigkeitsanalyse zwischen den Prozessen. Sind im Unternehmen keine durchgehenden Wertschöpfungsketten beschrieben, eröffnet gerade die BIA die Chance, sich diesem Ziel ein großes Stück zu nähern. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass in der BIA für die Geschäftsprozesse Vorgänger- und unterstützende Geschäftsprozesse angegeben werden können. Und hierzu benötigt es eine Liste der Prozesse. Die Prozesse in der Prozessliste sollten sich auf einer vergleichbaren Detaillierungsebene befinden und so benannt und beschrieben sein, dass ein einheitliches Verständnis über die Prozessinhalte und Prozessgrenzen besteht. Um jetzt nicht in ein aufwändiges Prozessmanagement abzugleiten, verbunden vielleicht sogar noch mit einer Toolauswahl für das Prozessmanagement, ist Pragmatismus angesagt. Das Vorgehen kann zum Beispiel darin bestehen, von den potentiell kritischen Fachabteilungen sich die maximal fünf bis zehn wichtigsten Aufgaben nennen zu lassen. Eine kleine Beschreibung der Aufgaben nach dem EVA-Prinzip (Eingabe - Verarbeitung - Ausgabe) definiert die Aufgabeninhalte und Schnittstellen. Diese Aufgaben "mutieren" dann in der BIA zu Prozessketten, indem die jeweiligen Vorgänger- und Unterstützungsaufgaben je Aufgabe abgefragt werden. Und schon ist man den Wertschöpfungsketten ein gutes Stück näher gekommen. Die zusätzliche Arbeit für die Erstellung dieser Aufgabenlisten lohnt sich in jedem Fall. Der Anfang vom Faden für die BIA ist damit gefunden und an diesem lässt es sich jetzt gut weiterhangeln, bis aus dem Faden ein Pullover gestrickt ist. Grobmaschig, aber erst einmal wärmend. Um die Details kann sich jetzt das Prozessmanagement kümmern und im nächsten BIA-Aktualisierungslauf werden die Maschen enger geknüpft. Rom ist auch nicht an einem Tag erschaffen worden - aber es gab ein klares Schnittmuster für den Aufbau der Stadt und der Verkehrswege nach dem vorgegangen wurde.
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Dieser Artikel über Checklisten beinhaltet ein beeindruckendes Beispiel über die Wirksamkeit von Checklisten. In neun Krankenhäusern in Michigan wurden einfache Checklisten mit eingeführt, um die Anzahl von Infektionen in Intensivstationen zu verringern. Die Checklisten waren nicht umfangreich und enthielten eigentlich selbstverständliche Punkte, wie das Desinfizieren der Hände. Durch die Einführung der Checklisten in Verbindung mit Trainingsmaßnahmen konnte die Anzahl der Infektionen um 66 Prozent verringert werden. Obwohl die Inhalte der Checklisten den Ärzten eigentlich geläufig waren, wurde im Arbeitsalltag dann doch immer wieder der eine oder andere Punkt übersehen - mit zum Teil tödlichen Folgen durch Infektionen.
Welche Schlüsse lassen sich hieraus für das Business Continuity Management ziehen?
Bei dem Eintritte eines Notfalls können wir nicht erwarten, dass eigentlich selbstverständliche Aktivitäten unternommen werden. Die Aufregung, vielleicht sogar Panik, ist groß. Es herrscht eine große Verunsicherung über die Situation und viele Menschen sind betroffen und beteiligt. Im ersten Moment gibt es noch keine klare Hierarchie, der Krisenstab ist noch nicht besetzt und es gibt keine oder widersprüchliche Anweisungen von unterschiedlichen Kompetenzträgern. Gerade die ersten Momente in einem Notfall sind jedoch häufig der kritische Erfolgsfaktor dafür, wie erfolgreich ein Notfall bewältigt und Schaden minimiert werden kann. Gerade in dieser Situation sind Checklisten ein besonders wirksames Hilfsmittel. Sie stellen sicher, dass die Beteiligten einen Handlungsleitfaden haben und wichtige Aktivitäten in der Hektik nicht vergessen werden. In vielen Situationen mit hohem Risiko oder auch hohen Qualitätsanforderungen werden Checklisten eingesetzt. Piloten nutzen Checklisten, auch wenn sie diese im Schlaf herunterbeten könnten. Doch Vergessen ist menschlich.
Zu einem guten Notfallhandbuch gehören daher auch kompakte abarbeitbare Checklisten für die zentralen BCM-Szenarien. Es gibt zahlreiche Varianten, wie solche Checklisten gestaltet und technisch umgesetzt werden können. In dem oben zitierten Artikel sind einige Tools benannt. Aber auch mit den Standard Office-Produkten Word und Excel lassen sich hervorragend Checklisten erstellen. Daneben können visuelle grafische Ablaufpläne in Form von Flowcharts hilfreich sein.
Die eigentliche Übung liegt jedoch in der Erstellung der Checklisten selbst. Im ersten Wurf wird die hundertprozentige Lösung selten gelingen. Durch Tests und Übungen, in denen die Checklisten als Grundlage verwendet werden, erhalten die Checklisten den letzten Schliff und die Beteiligten üben den Umgang mit den Formularen.
Ein Beispiel Template Notfallplan Checkliste (word) habe ich diesem Artikel beigefügt. Es ist nur ein Beispiel und ich freue mich auf Rückmeldungen von Ihnen. Welche Erfahrungen haben Sie mit Checklisten gesammelt? Haben Sie ein bewährtes Template? Was ist bei den Checklisten zu beachten?
be prepared
Matthias Hämmerle
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