Notfallvorsorge für physische Dokumente

Bereits durch die Velagerung vieler Tätigkeiten in den Remote-Betrieb ist vielen Unternehmen aufgefallen, wieviele physische Dokumente für die Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse trotz Digitalisierungstrend nach wie vor zwingend erforderlich sind. Neben der eingehenden Kundenkorrespondenz, Prozessdokumentationen und Freigaben per Unterschrift handelt es sich auch um Urkunden wie zum Beispiel Grundschuld- oder Fahrzeugbriefe.

In Archiven schlummern zudem Akten, die für die Buchführung und Steuernachweise erforderlich sind und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Idealerweise werden diese Dokumente bereits in der Business Impact Analyse erhoben. Bei Übungen und Tests von Ausweicharbeitsplätzen und gerade jetzt im Pandemiebetrieb werden ebenfalls solche kritischen physischen Dokumente identifiziert. Es ist trotzdem erstaunlich, wieviele für einen Geschäftsprozess erforderliche physische Dokumente bei Übungen noch identifiziert werden, an die vorher nicht gedacht wurde. Oftmals sind dies auch Aufschriebe und Hilfsdokumentationen, die für die tägliche Arbeit in den Schreibtischen liegen.

Rechtzeitig erkannt, können für den Fall, dass kein Zugriff mehr auf die Dokumente besteht, Ersatzlösungen geschaffen werden. Eine Lösung kann zum Beispiel die Digitalisierung der Dokumente vor und während der Bearbeitung sein. Wo dies nicht möglich ist, wie zum Beispiel bei notariell beglaubigten Urkunden, muss das Archiv angemessen geschützt und Ersatzbeschaffungslösungen evaluiert werden.

Diese Bilder aus den Überschwemmungsgebieten zeigen, welche Folgen ein Wasserschaden für diese wichtigen Dokumente haben kann.

Quelle: Bundeswehr auf twitter

Auf einen Schlag sind Archive vollständig zerstört oder nur mit erheblichem Aufwand wiederherstellbar. Dies betrifft nicht nur Unternehmen sondern auch jeden von uns. Gerade in diesen Notfall-Situationen werden die Versicherungsunterlagen dringend benötigt.

Die Techniken der Digitalisierung sind weit fortgeschritten und für Unternehmen wie auch für Privatpersonen relativ einfach umzusetzen. Für Privatpersonen, Praxen und kleine Unternehmen reicht bereits ein Multifunktionsgerät mit Scanner aus. Werden die gescannten Dokumente zusätzlich in einer sicheren Cloud-Umgebung abgelegt statt auf der Festplatte des PC kommt eine weitere wichtige Sicherheitsebene hinzu. Die Dokumente sind auch nach einer Evakuierung, einem Brand oder Feuer verfügbar – im Gegensatz zur lokalen Festplatte auf dem heimischen PC. Eine Internetverbindung zum Cloud-Speicher ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Noch komfortabler geht es mit Archivierungssystemen, die das Indizieren der Dokumente und eine Volltextrecherche ermöglichen. Der tägliche Aufwand hierfür ist gering, der Nutzen in einem Notfall aber enorm.

Körperliche Dokumente im Notfallkonzept

In sehr vielen Unternehmen sind heute elektronische Archivsysteme im Einsatz und die überwiegende Anzahl der Daten liegen ohnehin in elektronischer Form vor. Man sollte also davon ausgehen können, dass Papierarchive und Aktentransporte von und zu den Mitarbeitern wie Schreibmaschinen und Faxgeräte eher zu den historischen Unternehmenseinrichtungen der Vergangenheit zählen. Bei genauerer Betrachtung, zum Beispiel im Rahmen einer Business Impact Analyse, stellt man dann jedoch  häufig erstaunt fest, dass der Postdienst für das Funktionieren der Geschäftsprozesse weiter unerlässlich ist, wie auch die Archive im Keller. Woran liegt dies und was bedeutet dies für das Business Continuity Management? Auch wenn die Daten elektronisch vorliegen, arbeiten viele Mitarbeiter dennoch nach wie vor mit Papier und Akten. Es können handschriftliche Notizen oder Schriftverkehr bei der Bearbeitung zur Akte ergänzt werden und mancher Mitarbeiter bevorzugt einfach die Arbeit mit dem Papier zusätzlich zum Bildschirm. Neben diesen, im Notfall verzichtbaren Dokumenten, gibt es jedoch auch unverzichtbare körperliche Dokumente. Hierzu zählen zum Beispiel Urkunden wie Fahrzeugscheine oder Grundschuldbriefe wie auch Altakten, die nicht elektronisch archiviert wurden. Diese Dokumente sind in einem Notbetrieb häufig unverzichtbar und bei Verlust durch Brand, Diebstahl oder Wasserschaden nur sehr aufwändig wiederherstellbar. Für das Business Continuity Management bedeutet dies, in der Business Impact Analyse ein wachsames Auge auch auf notwendige körperliche Dokumente zu haben und diese mit aufzunehmen. Ein Blick in die Archive und Poststellen schärft den Blick und hilft kritische Dokumente zu identifizieren. Im Rahmen des Risk Assessment sollte dann analysiert werden, ob diese Dokumente ausreichend gegen Verlust und Zerstörung abgesichert sind. Hierzu zählt der vorbeugende Brandschutz in den Archiven wie auch Risiken beim Transport und der dezentralen Lagerung der Dokumente ausserhalb gesicherter Archive. Bei der Erstellung der Notfallkonzepte spielen diese Dokumente wiederum eine zentrale Rolle. Bei dokumentenbasierten Prozessen muss die Postverteilung mit in das Notfallkonzept einbezogen werden. Eine Verlagerung dieser Prozesse in das Home Office ist aus Gründen der Logistik, des Datenschutzes und der Informationssicherheit nicht möglich. Auch müssen für Verlust oder fehlender Zugriff auf die Dokumente, zum Beispiel bei Gebäudeevakuierungen, entsprechende Notbetriebs- und Wiederherstellungskonzepte für diese Dokumente erstellt werden.

Häufig werden diese Aspekte mit Blick auf bestehende elektronische Archivierungslösungen und Bereitstellung der Daten über IT-Anwendungen schnell unterschätzt. Es lohnt sich daher, im Rahmen der Business Impact Analyse auch einen analytischen Blick auf kritische körperliche Dokumente zu werfen, um im Notfall dann nicht böse überrascht zu werden.

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